Система управления временем Бенджамина Франклина подразумевает, что каждое действие человека должно быть направлено на достижение некой глобальной жизненной цели. Исходя из этого формируются все прочие цели и планы вплоть до ежедневных задач.
Бенджамин Франклин - учёный, дипломат, политический деятель, а также изобретатель и журналист. Был в числе лидеров войны за независимость Соединенных Штатов.
Таким образом, всю систему можно представить в виде пирамиды , нижняя часть которой - это основные жизненные ценности, а в верхней - краткосрочные планы на день.
Главные жизненные ценности
В основании пирамиды лежат главные жизненные ценности
. Они, по сути, определяют все дальнейшие цели, задачи и действия.
Крайне важно на данном этапе уделить как можно больше времени на обдумывание того, что для вас является истинной ценностью. Для чего вы живете? В чем ваше призвание? Просто сядьте и разберитесь в себе. Найдите свою миссию.
Хотите ли вы иметь огромную и дружную семью, или карьера - это ваше все. Может вас привлекают деньги и власть, а возможно вы всегда знали, что хотите служить людям и творить добро. Какой бы выбор вы не сделали, ответственность за него будет лежать на вас, поэтому не поленитесь все хорошенько обдумать.
Ценность не обязательно может быть одна, помните об этом. Главное, чтобы они не противоречили друг другу.
Не спешите. После составления списка, проверьте все еще на раз и убедитесь в том, что не вписали туда что-то по ошибке. Это точно ваша цель, а не ваших родителей или общества, влияющих на вас?
Со временем ценности могут меняться. Это нормально, не стоит из-за этого переживать. Жизнь меняется, мы становимся мудрее и старше, а значит меняются наши взгляды.
Вы вправе периодически корректировать свои ценности и глобальные цели. Главное не увлекаться и не делать это чаще одного раза в год.
Глобальная цель
Ваша глобальная цель будет строиться на основании определенной вами миссии и жизненных ценностей.
Например, человек, ценностями которого являются служение людям, увеличение добра на земле, улучшение качества жизни людей в целом, может поставить своей глобальной целью создание фонда помощи людям, оставшимся без крыши над головой.
Цель ни в коем случае не должна противоречить ценностям, иначе было бы не логично и неправильно.
Ежегодно пересматривайте и дополняйте ваши глобальные цели.
Генеральный план
Пришло время составить для вашей глобальной цели. Генеральный план, в данном случае, - это составление общего плана действий по достижению цели.
Для примера создания фонда помощи - это поиск источников финансирования, покупка недвижимости для размещения людей, поиск персонала, реклама фонда, составление плана по реабилитации и возвращению людей к нормальной жизни и т.д.
Изменять и дополнять генеральный план вы также можете ежегодно.
Долгосрочный план
Следующая ступень - составление долгосрочных планов
.
Долгосрочный - это не на послезавтра, хотя не могу не согласиться, что послезавтра – тоже долго 🙂 Долгосрочный - это на 4-5 лет.
В отличие от проработки генерального плана на этом этапе вам предстоит определиться с конкретными датами, когда цель должна быть достигнута.
Например: «Собрать 10 000 000 на строительство коттеджа для бездомных к концу 2019 года».
Долгосрочные планы подлежат пересмотру и корректировке раз в пол года — год.
Краткосрочный план
Составление краткосрочных планов - это ни что иное как дробление долгосрочных целей на более мелкие, ежегодное планирование .
Например, цель «Собрать 10 000 000 на строительство коттеджа для бездомных к концу 2019 года» может превратиться в краткосрочные цели:
- Создать фонд помощи малоимущим
- Провести пиар-компанию фонда
- Осуществить сбор первых денежных средств
Сроки исполнения также должны быть четко определены.
- Создать фонд помощи малоимущим — до 01.06.2018
- Провести пиар-компанию фонда — до 01.08.2018
- Осуществить сбор первых денежных средств — до 01.09.2018
Такие планы можно пересматривать ежемесячно и вносить коррективы.
Планы на день
Итак, мы добрались до самой верхней части пирамиды, а именно - составление ежедневных планов .
Как вы уже догадались, все они будут подчинены нашим краткосрочным целям , которые вытекают из долгосрочных , а те в свою очередь из генерального плана , который образовался из нашей глобальной цели , основанной на наших жизненных ценностях .
Распишите ваши ежедневные дела. Задайте им временные рамки.
Например:
- с 9.00 до 14.00 - поиск каналов для рекламы фонда
- с 14.00 до 18.00 - подсчет бюджета рекламной кампании, включение данной суммы в сумму сбора средств
Составлять ежедневные планы можно как на неделю вперед, так и накануне вечером. Корректировать планы можно в течение дня, но помните, что чем больше дел, связанных с вашими целями вы откладываете, тем дальше вы отодвигаете все, о чем так сильно мечтаете.
Данная система замечательна не только тем, что позволяет экономить время, ориентируя вас только на выполнение действительно важных задач, но и тем, что помогает вам создать гармонию в отношениях с собой, ведь каждое действие и каждый день вы будете посвящать своей миссии и превращению мечты в реальность.
Очень многие из нас страдают хронической нехваткой времени. Причем в большинстве случаев в этом виновата не загруженность человека, а просто неумение грамотно планировать свой день. В Америке и Европе популярна система организации времени (тайм-менеджмента), некогда предложенная легендарным Бенджамином Франклином.
Бенджамин Франклин — уникальный человек. Воплощение американской мечты и эдакий заморский Ломоносов в одном лице. Пятнадцатый ребенок в бедной семье, Бен Франклин стал одним из самых успешных людей своей эпохи. Он прославился как государственный деятель, ученый, изобретатель, писатель и философ. Родители Бенджамина смогли позволить себе оплатить лишь 2 года обучения сына в школе, однако это не помешало Бенджамину стать одним из самых образованных людей своего времени. Благодаря своей неуемной тяге к знаниям и непрерывной работе над собой, Бенджамин Франклин самостоятельно освоил несколько профессий, досконально изучил французкий, испанский, итальянский языки и даже латынь. Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин - один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.
Как же Бенджамину Франклину удавалось столько успеть? Рассказывают, что когда он столкнулся с нехваткой времни, то изобрел свою собственную систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.
Классические системы хронометража делают акцент на учете уже использованного времени, своего рода дневник того, что уже сделано. Система Бенджамина Франклина, напротив, напралена на время будущее, она работает с тем, что только должно быть сделано. Изложим основные принципы системы организации времени Бенджамина Франклина, чтобы каждый смог так же грамотно распоряжаться своим временем.
Расставляем приоритеты
Организация личного времени не ограничивается записями в ежедневник. Чтобы добиться успеха, необходимо начать с определения жизненных приоритетов и постановки глобальных целей. Это происходит в несколько этапов:
1. Первый этап — укладываем основу пирамиды, т.е. определяем главные жизненные ценности.
На этом этапе нужно определить, что человек хочет для жизни. Это ключевой этап, ведь выбор жизненных ценностей диктует все наши последующие действия. Нужно быть предельно четным с собой, ведь если человек на самом деле стремится к славе либо власти, но как главные жизненные ценности определит семью либо самопознание, то счастлив он не будет. Конечно, приоритетов может быть несколько, главное — чтобы они не противоречили друг другу.
2. Следующий этап — построение второго этажа пирамиды.
Это - постановка глобальной цели жизни. На этом этапе необходимо конкретизировать поставленные цели. Если для вас главный жизненный приоритет — стать знаменитым, то надо поставить перед собой глобальную, достойную успешного человека цель, пусть это даже будет цель стать президентом или получить «Оскар».
3. Этап третий — генеральный план.
Этот этап опирается на предыдущий. Построение генерального плана это, по сути, определение того, что нудно сделать, чтобы достичь поставленной глобальной цели. Например, чтобы стать директором банка, необходимо получить соответствующее образование, иметь опыт работы и необходимые связи в этой сфере и т.д.
4. Четвертый этап — конкретизация генерального плана.
Составляем долгосрочный (несколько лет) реально выполнимый план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Каждая конкретная цель должна соответствовать пункту генерального плана. Например, если человек говорит себе: «когда-нибудь обязательно куплю машину», то это «когда-нибудь» может затянуться на долгие годы. Если конкретизировать срок достижение цели: «Через три года я приобрету автомобиль», то шанс ее реализации возрастает в разы.
5. Этап пятый — краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Получить высшее образование», то в краткосрочный план войдут такие пункты как «Определится с выбором учебного заведения», «Пройти подготовительные курсы», «Подать документы для поступления» и т.. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
6. Пункт шестой — составление плана на один день.
Мы вплотную подобрались непосредственно к организации времени. Составляется план на один день, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы для поступления в ВУЗ», разбивается на подзадачи, как «Узнать, какие документы необходимы», «Собрать нужные документы», «Посетить нотариуса», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
Разумеется, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Напротив — поставленные задачи и подзадачи необходимо регулярно пересматривать:
- План на день скорее всего будет изменён несколько раз в течение дня.
- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
- Генеральный план следует пересматривать раз в год.
- Глобальную цель рекомендуется критически пересматривать раз в год. Не хотите ли вы внести в нее какие-либо коррективы? Или, может быть, в вашей жизни произошло несто, что коренным образом изменило ваши приоритеты?
Планируем свой день
В рамках планирования одного дня используются несколько другие принципы. В первую очередь решаются важные задачи, не терпящие отлагательства. Затем следуют задачи, которые также желательно решить быстро, но если не сделать этого, ничего страшного не произойдет. Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В общем, задачи сортируются так
- Обязательно нужно....
- Если успею....
- В свободное время....
Если день грамотно распланирован, то человек, как правило, успевает решить не только первоочередные задачи, но и справиться с менее значимыми делами. Для облегчение внедрения этой системы в вашу жизнь, можно использовать специальный ежедневник.
- Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
- В начале ежедневника несколько страниц, размеченных соответствующим образом, выделяем под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).
- В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).
- Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
В таблице предусмотрены два специальных столбца - для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные - буквой «B» и маловажные - буквой «C».
Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые - по той или иной причине - значком X (крестиком) , желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок "→" (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.
Все эти ркомендации кажутся, на первый взгляд, очевидными. Однако реальность показывает, что очень многие люди не умеют правильно расставить приоритеты, спланировать свой день. Как результат — они хватаются за все дела подряд и не успевают выполднить даже самые важные задачи.
Бенджамин Франклин, будучи пятнадцатым ребенком в семье, в конечном итоге стал одним из самых известных и успешных людей своего времени. Он был уникальным человеком, человеком, который успевал слишком много с точки зрения обывателей.
Проблема нехватки времени – «болезнь» 21 века, которой страдают практически все. Это настоящая эпидемия. Как лекарство от недуга, многие американцы и европейцы используют методику организации времени легендарного Бенджамина Франклина.
Суть метода
Классика хронометража предполагает учет уже использованного времени, т.е. анализ в ретроспективе. Франклин пошел от противного, он сделал акцент на планировании, т.е. на том, что нужно сделать в будущем.
Этапы планирования времени
Пересматриваем план
Рекомендуется время от времени вносить в вашу «программу» корректировки. Планы на ближайшее время пересматривайте раз в неделю, стратегические планы на несколько лет – раз в полгода, генеральный план – один раз за год. Также ежегодно анализируйте актуальность для вас глобальной цели, возможно, вы больше не хотите миллион долларов, а мечтаете о семье с 15 ребятишками, как у Франклина.
Подённый план
Для него, с точки зрения Франклина, необходимо составить следующую табличку, где «Пр.» – это приоритетность задачи:
Рассортируйте дела на день по принципу: это крайне необходимо сделать; это, если что, может и подождать; этим займусь, если будет минутка. Если распланировать день правильно и работать продуктивно, то вполне возможно, что к вечеру вы окажитесь уже в конце списка.
Казалось бы, все эти правила просты, как дважды два. Здесь нет ничего сложного или невозможного. Но практика показывает, что большинство из нас ленится планировать свой день или не умеет верно расставлять задачи по приоритетности. В результате мы слышим постоянные жалобы на цейтнот, в котором виноват начальник, президент или глобальное потепление. Вы достойны другой жизни, просто начните с себя, а метод Франклина вам поможет.
«Любишь ты жизнь? Тогда не теряй времени; ибо время ткань, из которой соткана жизнь».
Бенджамин Франклин
Бенджамин Франклин был необыкновенно трудолюбивым человеком и, как результат своей работы, оставил систему управления временем, которой до сих пор пользуются многие бизнемесны и целеустремленные люди.
Система управления временем Б.Франклина
Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» – в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.
1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.
Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря – то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвёртого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.
Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели ». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель . Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
Составляется генеральный план – что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели .
4) Четвёртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 200х года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности «социология и политология» – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4–5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
5) Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи . Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
6) Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на один день.
Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день , более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:
- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
- Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта 1999 года):
- Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
- Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
- Поздравить приятеля с днём рождения.
- Получить в университете информацию об апрельских курсах.
- Забрать куртку из химчистки.
- Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
- Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».
Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум – завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача – человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными – необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.
Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными – я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
- Обязательно закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
- В перерыве – обязательно поздравить приятеля с днём рождения.
- Если успею – получить информацию об апрельских курсах.
- Если успею – купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
- В свободное время закончить статью.
- В свободное время забрать куртку из химчистки.
- В свободное время ответить на письма.
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.
Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».
Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые – по той или иной причине – значком x (крестиком) , желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок «→» (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.
Например, в конце рабочего дня табличка может выглядеть вот так:
Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/3/99 появились соответствующие записи).
Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».
Нажмите на кнопки - поделитесь с дузьями интересным материалом!Всегда ли Вы успеваете всё, что запланировали? Или же Вам кажется порой, что времени категорически не хватает, и Вы ощущаете себя в цейтноте? Время уходит, утекает, расходуется на ерунду, а важные дела так и остаются несделанными? Если дело обстоит именно так, диагноз ясен - Вы неэффективно организуете своё личное время.
А хотите узнать, как управлял своим временем знаменитый учёный, изобретатель, писатель, философ и политический деятель Бенджамин Франклин? Да-да, тот самый Франклин, который улыбается Вам со стодолларовой купюры. Как же он умудрился совмещать все эти занятия? Говорят, что ему остро не хватало времени, и тогда он придумал особую систему организации личного времени, которая позволила ему успевать больше.
Если Вы примете на вооружение эту систему и будете применять эту систему изо дня в день, Вы сможете не терять время понапрасну, будете успевать больше, сможете структурировать свою жизнь и достичь, наконец, тех целей, о которых долго мечтали. И Франклин чаще будет улыбаться Вам зелёной улыбкой.
Не верите? Думаете, слишком хорошо, чтобы быть правдой? А Вы проверьте...
Бенджамин Франклин (1706-1790) - известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Пятнадцатый ребёнок в бедной семье, Бен Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего времени благодаря неуемной тяге к знаниям и работе над собой. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет - литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин - один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.
Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса я постараюсь кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы могли использовать её для управления своим личным временем.
Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.
1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.
Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...
Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.
Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.
Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2005 года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.
Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:
- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
- Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта 1999 года):
- Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
- Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
- Поздравить приятеля с днём рождения.
- Получить в университете информацию об апрельских курсах.
- Забрать куртку из химчистки.
- Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
- Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».
Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача - человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.
Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными - я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
- Обязательно закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
- В перерыве - обязательно поздравить приятеля с днём рождения.
- Если успею - получить информацию об апрельских курсах.
- Если успею - купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
- В свободное время закончить статью.
- В свободное время забрать куртку из химчистки.
- В свободное время ответить на письма.
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое - времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным - хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно - уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.
Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
|
В таблице предусмотрены два специальных столбца - для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A », второстепенные - буквой «B » и маловажные - буквой «C ».
|
Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые - по той или иной причине - значком x (крестиком), желательно так же вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок "→ " (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.
Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:
|
Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/03/1999 появились соответствующие записи).
Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».
И помните главное - Ваш бизнес может приносить больше денег!